facebook pixel

Varainhankinnan rekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen sisältöä päivitetty: 30.10.2019

Tämä on Neuroliitto ry:n ja MS-Avain Ky:n varainhankinnan rekisterin tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Neuroliitto ry/ MS-Avain Ky
Vaihemäentie 10
21250 Masku

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Mari Vilska
mari.vilska@neuroliitto.fi
p. 0400 828 537

3. Tietosuojavastaava

Virve Koivisto
virve.koivisto@neuroliitto.fi
p. 040 837 4370

4. Rekisterin nimi

Neuroliitto ry:n ja MS-Avain Ky:n varainhankinnan rekisteri.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Varainhankinnan rekisteri sisältää Neuroliitto ry:n varainhankinnan lahjoittajien tukijatiedot sekä MS-Avain Ky:n nimissä toteutettavan Neuroliiton tuotemyynnin ja jälleenmyynnin asiakastiedot tai suoramarkkinointiluvan antaneet. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on joko kirjanpitolain määrittelemä lakisääteinen velvoite, rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Asiakkuuden hoitaminen ja laskutus
  • Varainhankinnan tekeminen osoitteellisten lähetysten kautta (keräyskirjeet, tarjoukset, arpajaiskirjeet)
6. Käsiteltävät henkilötiedot
  • rekisteröidyn perustiedot: nimi, ikä tai syntymäaika, äidinkieli
  • rekisteröidyn yhteystiedot: puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, laskutustiedot
  • yritystä tai yrityksen yhteyshenkilöä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot
  • tiedot lahjoituksista tai tilauksista sekä tietojen muutostiedot
  • suoramarkkinointilupa- ja kieltotiedot
7. Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, kun henkilö

  • tilaa tuotteita verkkokaupasta
  • tilaa tilauslomakkeella
  • tilaa puhelimitse
  • osallistuu rekisterinpitäjien arpajaisiin
  • osallistuu erilaisiin keräyksiin
  • tukee toimintaa lahjoittajana
  • jälleenmyyjiltä sopimuksen teon, tilausten tai laskutuksen yhteydessä.
  • Jälleenmyyjäyrityksiin liittyviä henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös mm. erilaisista ostorekistereistä.
8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa varainhankinnan rekisteristä Neuroliitto ry:n tai MS-Avain Ky:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuville osapuolille esim. palvelinympäristöön. Tällöin henkilötietoja käyttävät tosiasiallisesti kuitenkin vain Neuroliitto ry:n työntekijät (esim. laadittaessa uutiskirjeitä).

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla.

Neuroliitto ry ja MS-Avain Ky säilyttää henkilötietoja varainhankinnan rekisterissään, ellei rekisteröity ole sitä erikseen kieltänyt (kielto-oikeus). Tällaisessa tapauksessa rekisterissä säilytetään kuitenkin tieto suoramarkkinointia koskevasta kiellosta, ja sen toteutumiseksi tarvittavat tiedot.

Varainhankinnan tuotemyynnin asiakkaita koskeva henkilötieto säilytetään kirjanpitosäännösten vaatima aika, joka on 6 vuotta. Manuaalista aineistoa säilytetään ainoastaan kirjanpitolain mukaan (6 vuotta) jonka jälkeen ne tuhotaan välittömästi. Manuaalista aineistoa ovat tilauslomakkeet sekä arpajaisiin osallistuneiden henkilöiden lista, joka sisältää henkilön nimen ja osoitteen.

Mikäli henkilö ei ole aktiivinen varainhankinnan asiakas eli ostanut tuotteita verkkokaupasta tai osallistunut varainhankinnan arpajaisiin tai keräyksiin viimeisen kahdeksan vuoden aikana, katsotaan asiakassuhteen päättyneen, ja henkilön tiedot poistetaan varainhankinnan rekistereistä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyn oikeus poistaa rekisterinpitäjän käsittelemiä henkilötietoja ei toteudu seuraavissa tilanteissa:

  • Rekisteröidyllä on avoin asia asiakaspalvelussa
  • Rekisteröidyllä on avoin tilaus, jota ei ole vielä toimitettu tai on toimitettu osittain
  • Rekisteröidyllä on maksamaton velka Neuroliitto ry:lle tai MS-Avain Ky:lle maksutavasta riippumatta
  • Rekisteröityä epäillään palvelujen väärinkäytöstä tai hän on käyttänyt rekisterinpitäjän palveluita väärin viimeisten neljän vuoden aikana
  • Jos rekisteröity on tehnyt ostoksia, säilytämme ostoon liittyvät henkilötiedot kirjanpitosäännösten perusteella

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

11. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla internetsivuillemme asiasta ilmoituksen.