Varainhankinnan rekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen sisältöä päivitetty: 4.3.2021

Tämä on Neuroliitto ry:n ja MS-Avain Ky:n varainhankinnan rekisterin tietosuojaseloste.

Svensk version (PDF): Dataskyddsbeskrivning för kapitalanskaffningsregistret.

1. Rekisterinpitäjä

Neuroliitto ry (y-tunnus 0282482-0) / MS-Avain Ky (y-tunnus 1835024-4)
Vaihemäentie 10
21250 Masku

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Viestintäpäällikkö Mari Vilska
etunimi.sukunimi@neuroliitto.fi
puh. +358 400 828 537

Neuroliiton tietosuojavastaava
Virve Koivisto
etunimi.sukunimi@neuroliitto.fi
puh. 040 837 4370

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään

  • MS-Avain Ky:n nimissä toteutettavan tuotemyynnin ja jälleenmyynnin asiakkuuden hoitamiseen ja laskutukseen sekä myynnin edistämiseen ja markkinointiin
  • Neuroliitto ry:n varainhankintaan osoitteellisten lähetysten kautta (keräyskirjeet, arpajaiskirjeet)

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on

  • rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
  • rekisteröidyn nimenomainen suostumus ja/tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Neuroliitto pyytää rekisteröidyltä suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää. Suostumuksen voi perua koska tahansa (ks. jäljempänä kappale Rekisteröidyn oikeudet).

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Neuroliitto kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoitusten kannalta.

Nämä henkilötiedot voivat kuulua seuraaviin henkilötietoryhmiin:

  • Yksilöintitiedot, kuten esimerkiksi nimi, ikä tai syntymäaika, kotipaikka, ammatti, äidinkieli
  • Yhteystiedot kuten esimerkiksi puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, laskutustiedot
  • Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten esimerkiksi sopimus-, laskutus- ja maksutiedot sekä tiedot lahjoituksista tai tilauksista
  • Rekisteröidyn antamat suostumukset, kiellot ja rajoitukset henkilötietojensa käsittelyyn sekä tietojen muutostiedot
4. Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, kun henkilö

  • tilaa tuotteita verkkokaupasta
  • tilaa tilauslomakkeella
  • tilaa puhelimitse
  • osallistuu rekisterinpitäjien arpajaisiin
  • osallistuu erilaisiin keräyksiin
  • tukee toimintaa lahjoittajana
  • jälleenmyyjiltä sopimuksen teon, tilausten tai laskutuksen yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös mm. erilaisista ostorekistereistä.

5. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa varainhankinnan rekisteristä Neuroliitto ry:n tai MS-Avain Ky:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuville osapuolille esim. palvelinympäristöön. Neuroliitto varmistaa alihankkijoiden kanssa laadittavilla sopimuksilla henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle tai luovuteta muiden toimijoiden suoramarkkinointitarkoituksiin.

6. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Neuroliitto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla kaikissa tilanteissa pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Rekisterien sisältämät tiedot ovat Neuroliiton omilla tai alihankkijoiden palvelimilla. Tilapäinen manuaalinen ja sähköinen aineisto säilytetään ainoastaan toiminnan edellyttämän ajan, minkä jälkeen se tuhotaan välittömästi.

Neuroliiton kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain ja nimenomaisten salassapitositoumusten mukainen vaitiolovelvollisuus tietosuojan piirissä olevista asioista.

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, ellei rekisteröity ole sitä erikseen kieltänyt tai ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat sen mukaan, mikä on tietyn henkilötiedon käyttötarkoitus. Rekisterissä säilytetään kuitenkin tieto suoramarkkinointia koskevasta kiellosta, ja sen toteutumiseksi tarvittavat tiedot.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista ilman aiheetonta viivytystä, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröity voi muuttaa tai perua aiemmin antamaansa suostumusta henkilötietojensa käsittelyyn.

Rekisteröidyn oikeus poistaa rekisterinpitäjän käsittelemiä henkilötietoja ei toteudu seuraavissa tilanteissa:

  • Rekisteröidyllä on avoin asia asiakaspalvelussa
  • Rekisteröidyllä on avoin tilaus, jota ei ole vielä toimitettu tai on toimitettu osittain
  • Rekisteröidyllä on maksamaton velka Neuroliitto ry:lle tai MS-Avain Ky:lle maksutavasta riippumatta
  • Rekisteröityä epäillään palvelujen väärinkäytöstä tai hän on käyttänyt rekisterinpitäjän palveluita väärin viimeisten neljän vuoden aikana
  • Jos rekisteröity on tehnyt ostoksia, säilytämme ostoon liittyvät henkilötiedot kirjanpitosäännösten perusteella

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

8. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti 1-kohdassa nimetyille yhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

9. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, pidämme yllä versiohistoriaa, josta muutokset näkyvät päivättyinä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille tarvittaessa. Suosittelemme, että rekisteröity käy säännöllisesti sivuillamme ja huomioi mahdolliset muutoksemme selosteessa.