facebook pixel

Neuroliiton koulutus- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen sisältöä päivitetty 15.1.2019.

Tämä on Neuroliiton koulutus- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Neuroliitto ry
Vaihemäentie 10
21250 Masku

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Virve Koivisto
virve.koivisto@neuroliitto.fi
p. 040 714 9733

3. Tietosuojavastaava

Virve Koivisto
virve.koivisto@neuroliitto.fi
p. 040 837 4370

4. Rekisterin nimi

Koulutus- ja tapahtumarekisteri Tapu.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Neuroliiton järjestämien koulutusten ja tapahtumien hallinta, ilmoittautuminen tai koulutukseen hakeminen sekä tilastointi ja raportoiminen. Henkilötietojen käsittely (kerääminen, tallentaminen, luovuttaminen, säilyttäminen) perustuu jäsen- tai asiakas-suhteeseen sekä henkilön vapaaehtoiseen, tietoiseen suostumukseen tietojen luovuttamisesta.  Tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin eivätkä raportteihin.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee koulutus- ja tapahtumarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perus- ja yhteystiedot: nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten ruokavalio, apuväline, henkilökohtainen apu, jäsenyhdistys tai muu taustayhteisö, ikäryhmä ja sukupuoli
  • muita lisätietoja, jotka henkilö itse haluaa koulutuksen tai tapahtuman järjestäjille kertoa
7. Tietolähteet

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään. Koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset tai hakemukset tulevat pääsääntöisesti Tapu-tapahtumanhallinnan ilmoittautumislomakkeen välityksellä sähköisesti. Osa ilmoittautumisista tai hakemuksista voi tulla sähköpostilla tai puhelimitse, jolloin tiedot siirretään kyseisessä tapahtumassa käytettävään sähköiseen järjestelmään.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Tapu-tapahtumahallinnan työkalua käytetään ja ylläpidetään Avoine Oy:n pilvipalvelusta.

Osallistujan tiedoista nimi, ruokavalio-, apuväline- ja avustajatiedot luovutetaan ilmoittautumisen yhteydessä majoitus- ja ravintolapalveluista vastaavalle palveluntuottajalle. Kuljetuspalveluista vastaavalle palveluntuottajalle luovutetaan osallistujan nimi, apuväline- ja mahdolliset avustajatiedot. Tarvittaessa tietoja luovutetaan opintokeskus Sivikselle avustuksen hakemista varten tai muulle yhteistyökumppanille tapahtuman järjestämistä varten. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Palautetta osallistujilta kerätään Webropol-kyselytyökalulla, jota käytetään ja ylläpidetään Webropol Oy:n pilvipalvelussa. Vastaajien antamat palautteet raportoidaan tunnistamattomina.

Palveluntarjoajan ja alihankkijan kanssa laaditaan voimassa olevan lainsäädännön edellytykset täyttävät sopimukset.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA- alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän Tapu-tapahtumanhallinnan ja  Webropol-kyselytyökalun käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt liitossa. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana kuhunkin järjestelmään. Tapu-tapahtumanhallinnan sisältämät tiedot ovat Avoine Oy:n konesalissa sijaitsevissa tietokannoissa. Webropolin sisältämät tiedot ovat Nebula Oy:n palvelinkeskuksissa.

Säilytämme tapahtumaan tai koulutuksen järjestämiseen liittyviä henkilötietoja  kyseisen tapahtuman ajan ja joka tapauksessa siihen asti, kunnes tapahtumaan liittyvät mahdolliset maksusuoritukset tai muut hallinnolliset toimenpiteet on tehty. Tapahtumien osallistujatiedot (nimi ja taustayhteisö) arkistoidaan. Manuaalista aineistoa, esimerkiksi tulostettuja osallistuja- ja ilmoittautujalistauksia, säilytetään ainoastaan tapahtuman tai koulutuksen järjestämisen edellyttämän ajan, minkä jälkeen ne tuhotaan välittömästi.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

11. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin kuten laittamalla asiasta ilmoituksen internetsivuillemme. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.