Koulutus- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

Neuroliitto ry (y-tunnus 0282482-0)
Vaihemäentie 10
21250 Masku

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Virve Koivisto, etunimi.sukunimi@neuroliitto.fi, p. 040 714 9733

Neuroliiton tietosuojavastaava

Minna Willman (Opsec Oy), tietosuoja@neuroliitto.fi

Henkilötietoja käsitellään

• Neuroliiton järjestämien koulutusten ja tapahtumien hallintaan
• ilmoittautumiseen tai koulutukseen hakemiseen
• tapahtumaviestintään osallistujille ja hakijoille sekä laskutukseen
• tapahtumien ja osallistujien tilastointiin ja raportoimiseen.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on

• rekisteröidyn nimenomainen suostumus.

Neuroliitto kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoitusten kannalta.

Nämä henkilötiedot voivat kuulua seuraaviin henkilötietoryhmiin:

• rekisteröidyn perus- ja yhteystiedot: nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• ruokavalio, apuväline, henkilökohtainen apu, jäsenyhdistys tai muu taustayhteisö, ikäryhmä, sukupuoli, diagnoosi
• muut lisätiedot, jotka henkilö itse haluaa koulutuksen tai tapahtuman järjestäjille kertoa.

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään. Koulutus- ja tapahtumailmoittautumiset tai hakemukset tulevat pääsääntöisesti tapahtumanhallinnan välityksellä sähköisesti. Osa ilmoittautumisista tai hakemuksista voi tulla sähköpostilla tai puhelimitse, jolloin tiedot siirretään kyseisessä tapahtumassa käytettävään sähköiseen järjestelmään. Henkilötietoja voi kertyä myös kiinteistön omistajan video- ja kameravalvontajärjestelmästä.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Tapahtumahallinnan työkalua käytetään ja ylläpidetään Vitec-Avoine Oy:n pilvipalvelusta sekä Lyytissä käsiteltäviä tietoja käsitellään Lyyti Oy:n pilvipalvelussa. Palautetta osallistujilta kerätään Webropol-kyselytyökalulla, jota käytetään ja ylläpidetään Webropol Oy:n pilvipalvelussa.

Osallistujan tiedoista nimi, ruokavalio-, apuväline- ja avustajatiedot luovutetaan ilmoittautumisen yhteydessä majoitus- ja ravintolapalveluista vastaavalle palveluntuottajalle. Kuljetuspalveluista vastaavalle palveluntuottajalle luovutetaan osallistujan nimi, apuväline- ja mahdolliset avustajatiedot. Tarvittaessa tietoja luovutetaan opintokeskus Sivikselle avustuksen hakemista varten tai muulle yhteistyökumppanille tapahtuman järjestämistä varten. Muutoin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tapahtumissa käytettäville asiantuntijoille välitetään yhteenveto osallistujatiedoista tunnistamattomana.

Raportit ja tilastotiedot tapahtumista sisältävät tiedot osallistujista ja saaduista palautteista tunnistamattomina.

Palveluntarjoajan ja alihankkijan kanssa laaditaan voimassa olevan lainsäädännön edellytykset täyttävät sopimukset.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Neuroliitto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla kaikissa tilanteissa pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja.

Henkilötietoja sisältävän tapahtumanhallinnan ja Webropol-kyselytyökalun käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt liitossa.  Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana kuhunkin järjestelmään. Tapahtumanhallinnan sisältämät tiedot ovat Vitec-Avoine Oy:n konesalissa sijaitsevissa tietokannoissa ja Lyytin konesaleina toimivat Upcloud Oy:n ja Google Cloud Platformin konesalit. Webropolin sisältämät tiedot ovat Nebula Oy:n palvelinkeskuksissa.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Neuroliiton kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain nimenomaisten salassapitositoumusten mukainen vaitiolovelvollisuus tietosuojan piirissä olevista asioista.

Säilytämme tapahtumaan tai koulutuksen järjestämiseen liittyviä henkilötietoja kyseisen tapahtuman ajan ja joka tapauksessa siihen asti, kunnes tapahtumaan liittyvät mahdolliset maksusuoritukset tai muut hallinnolliset toimenpiteet on tehty. Tapahtumien osallistujatiedot (nimi ja taustayhteisö) arkistoidaan. Manuaalista aineistoa, esimerkiksi tulostettuja osallistuja- ja ilmoittautujalistauksia, säilytetään ainoastaan tapahtuman tai koulutuksen järjestämisen edellyttämän ajan, minkä jälkeen ne tuhotaan välittömästi.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista ilman aiheetonta viivytystä, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröity voi muuttaa tai perua aiemmin antamaansa suostumusta henkilötietojensa käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti 1-kohdassa nimetyille yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen pyyntöön vastaamista. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Mikäli muutamme tätä selostetta, pidämme yllä versiohistoriaa, josta muutokset näkyvät päivättyinä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille tarvittaessa. Suosittelemme, että rekisteröity käy säännöllisesti sivuillamme ja huomioi mahdolliset muutoksemme selosteessa.