Neuroliiton henkilöstörekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen sisältöä päivitetty 23.3.2021.

Tämä on Neuroliiton henkilöstörekisterin tietosuojaseloste.

Svensk version (PDF): Dataskyddsbeskrivning för personalregistret.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Neuroliitto ry (y-tunnus 0282482-0)
Vaihemäentie 10
21250 Masku

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tuulikki Sairanen
etunimi.sukunimi@neuroliitto.fi
puh. 040 737 4180

Päivi Käppi
etunimi.sukunimi@neuroliitto.fi
puh. 040 737 4180

Neuroliitto ry
Henkilöstöosasto
Vaihemäentie 10
21250 Masku

Neuroliiton tietosuojavastaava
Virve Koivisto
etunimi.sukunimi@neuroliitto.fi
puh. 040 837 4370

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Neuroliiton ylläpitämä henkilöstörekisteri sisältää Neuroliiton työntekijöiden, työnhakijoiden, harjoittelijoiden sekä Neuroliiton ja sen jäsenyhdistysten luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Oikeusperusteena henkilötietojen käsittelyssä on joko lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu tai sopimus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnantajan työsuhteen ylläpitoon ja hoitoon (työntekijät), rekrytointiprosessin hoitoon (työnhakijat), Neuroliitossa harjoittelujaksonsa suorittavien opiskelijoiden harjoittelujakson hoitoon (harjoittelijat) sekä Neuroliiton ja sen jäsenyhdistysten luottamushenkilöiden luottamustoimen hoitoon (luottamushenkilöt) liittyvät velvoitteet.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Työntekijät: ammatti, henkilötunnus, nimi, pankkitili, postiosoite, sukupuoli sekä lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

Käsiteltäviä erityisiä henkilötietoryhmiä ovat ammattiliittojäsenyys ja sairauslomien pituudet.

Työnhakijat: ammatti, kieli, koulutus ja työkokemus, käyttäjän itse luomat tiedot (esim. viestit hakulomakkeen viestikentässä), nimi, postiosoite, puhelinnumero, syntymäaika ja sähköpostiosoite.

Harjoittelijat: nimi ja henkilötunnus.

Neuroliiton ja jäsenyhdistysten luottamushenkilöt: henkilötunnus, nimi, pankkitili ja postiosoite.

Henkilötietoja syntyy myös toimipisteiden video- ja kamerajärjestelmän tallentamasta aineistosta, hoitajakutsujärjestelmästä sekä lukitusjärjestelmän tiedoista.

4. Tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voi kertyä myös tallentavasta video- ja kameravalvontajärjestelmästä, hoitajakutsujärjestelmästä sekä lukitusjärjestelmästä.

5. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa sopimuskumppaneille (esim. työterveyshuolto) ja viranomaisille (esim. Kela).

Kameravalvonnan tallenteita sekä lukitusjärjestelmän luomaa tietoa voidaan luovuttaa rikos- ja ilkivaltatapauksissa viranomaisille.

Tietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

6. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat asianmukaisin palomuurein, salasanoin tai muunlaisin vastaavin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukittavissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Ainoastaan niillä yrityksen edustajilla, joilla on vastuutehtäviensä hoitamiseksi tarve käsitellä henkilötietoja on pääsy yrityksen käsittelemiin yhteystietoihin.

Henkilötietoja säilytetään joko lainsäädännön määräämä aika tai niin kauan kuin se on työsuhteen, harjoittelusuhteen, työnhakuprosessin tai henkilön luottamustehtävän hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Neuroliitto ry:llä on toimitiloissaan käytössä tallentava kameravalvonta. Syntyvät tallenteet tuhoutuvat noin kahden viikon aikajänteeellä, uuden datan tallentuessa vanhan päälle. Tallenteita voivat käsitellä ainoastaan ne yrityksen työntekijät, joiden tehtävänkuvaan kyseinen käsittely kuuluu.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

8. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi (1) nimetylle yhteyshenkilölle.

9. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, tiedotamme asiasta lisäksi Neuroliiton Intrassa (Neuroni) ja Neuroliiton kotisivujen rekrytointiosiossa sekä tarvittaessa henkilökohtaisesti s- postitse suoraan rekisteröidyille itselleen.