Kuntoutuksen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Neuroliitto ry (y-tunnus 0282482-0)

Vaihemäentie 10, 21250 Masku

Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

• Maskun neurologinen kuntoutuskeskus: johtaja Päivi Hämäläinen
• Palvelutalo Satakielen avoterapiat: johtaja Titta Hakkarainen
• Neuroliiton Helsingin Arabianrannan lääkäritoiminta: toimitusjohtaja Helena Ylikylä-Leiva

etunimi.sukunimi@neuroliitto.fi

Neuroliiton tietosuojavastaava

Minna Willman (Opsec Oy), tietosuoja@neuroliitto.fi

Henkilötietoja käsitellään

• palveluiden toteuttamista, suunnittelua ja seurantaa varten
• em. palveluihin liittyvien sopimusten hallinnointia ja laskutusta varten
• turvallisuuden varmistamiseksi
• tiedottamiseen ja markkinointiin asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille ja heidän läheisilleen
• palveluiden laadun kehittämiseksi ja tilastointia varten ja/tai
• tieteellistä tutkimusta varten

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on

• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• rekisteröidyn nimenomainen suostumus
• terveydenhuoltoon liittyvä käsittely ja/tai
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Neuroliitto / palveluiden tuottaja pyytää rekisteröidyltä suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, mikäli lainsäädäntö sitä edellyttää (esim. uutiskirjeen lähettämiseen yksityishenkilöille). Suostumuksen voi perua koska tahansa (ks. jäljempänä kappale Rekisteröidyn oikeudet).

Neuroliitto kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoitusten kannalta.

Nämä henkilötiedot voivat kuulua seuraaviin henkilötietoryhmiin:

• Yksilöintitiedot kuten esimerkiksi nimi, kotipaikka, henkilötunnus, sukupuoli, siviilisääty, ammatti, äidinkieli, lähiomainen, muu läheinen tai laillinen edustaja
• Yhteystiedot (tarvittaessa myös lähiomaisen tai muun läheisen) kuten esimerkiksi postiosoite, laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten esimerkiksi sopimus-, laskutus- ja maksutiedot
• Palvelusuhteen toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot kuten esimerkiksi diagnoosit, lääkitys, hoito- ja sairaushistoria, toimintakyky, apuvälineet, ruokarajoitteet
• Palvelun toteuttamisen dokumentointitiedot kuten esimerkiksi päivittäiset kuntoutukseen ja hoitoon liittyvät tiedot ja tapahtumat
• Rekisteröidyn antamat suostumukset, kiellot ja rajoitukset henkilötietojensa käsittelyyn
• Video- ja kamerajärjestelmän tallentama aineisto
• Valokuvista tai videotallenteista, joita on otettu osana kuntoutustoimintaa.

Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja hänen luvallaan kolmansien osapuolien laatimista kuntoutussuunnitelmista ja muista asiakas/potilasasiakirjoista. Henkilötietoja voidaan vastaanottaa rekisteröidyn lailliselta edustajalta, läheiseltä tai kuntoutuspalveluyksikön henkilöstöltä. Henkilötietoa voi kertyä myös kuntoutusyksikön tallentavasta video- ja kameravalvontajärjestelmästä ja kuntoutustoiminnassa erillisillä luvilla otettavista valokuvista tai videotallenteista, joista henkilöllisyys on tunnistettavissa.

Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön edellytysten mukaisesti.  Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten tai sopimuksiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi viranomaisille.

Kuntoutuspalveluiden tuottamisessa voidaan käyttää myös alihankkijoita, ja rekisteröityjen henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan asianmukaisten palvelujen varmistamiseksi. Neuroliitto varmistaa alihankkijoiden kanssa laadittavilla sopimuksilla henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn.
Kameravalvonnan tallenteita voidaan luovuttaa rikos- ja ilkivaltatapauksissa viranomaisille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle emmekä suoramarkkinointiin.

Neuroliitto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla kaikissa tilanteissa pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin, joilla hän pääsee toimensa tai tehtävänsä hoitamiseksi tarpeellisiin tietoihin sähköisissä rekistereissä. Rekisterien sisältämät tiedot ovat Neuroliiton omilla tai alihankkijoiden palvelimilla. Manuaalista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsyoikeus ja joihin kulkua valvotaan. Tilapäinen manuaalinen ja sähköinen aineisto säilytetään ainoastaan toiminnan edellyttämän ajan, minkä jälkeen se tuhotaan.

Neuroliiton kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain ja nimenomaisten salassapitositoumusten mukainen vaitiolovelvollisuus tietosuojan piirissä olevista asioista.

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään. Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat sen mukaan, mikä on tietyn henkilötiedon käyttötarkoitus.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista ilman aiheetonta viivytystä, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröity voi muuttaa tai perua aiemmin antamaansa suostumusta henkilötietojensa käsittelyyn. Peruminen ei koske jo julkaistuja materiaaleja.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti 1-kohdassa nimetyille yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen pyyntöön vastaamista. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, mutta viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Siltä osin, kun Neuroliitto toimii vain henkilötietojen käsittelijänä ja muu taho on rekisterinpitäjä (kuten kunta, kuntayhtymä tai vakuutusyhtiö), noudatetaan henkilötietojen käsittelyssä asianomaisen rekisterinpitäjän tietosuojaselosteita. Tällöin tietojen käsittelyyn liittyvät yhteydenotot ohjataan tekemään kyseiselle rekisterinpitäjälle.

Mikäli muutamme tätä selostetta, pidämme yllä versiohistoriaa, josta muutokset näkyvät päivättyinä. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille tarvittaessa. Suosittelemme, että rekisteröity käy säännöllisesti sivuillamme ja huomioi mahdolliset muutoksemme selosteessa.