Sihteerin tehtävät

Sihteerin keskeisiin tehtäviin kuuluu puheenjohtajan avustaminen järjestöteknisissä asioissa sekä muu yhteistoiminta puheenjohtajan ja muiden hallitusten jäsenten kanssa.

Sihteerin valinta tapahtuu yhdistyksen sääntöjen mukaan. Yleensä sihteerin valitsee hallitus joko keskuudestaan tai ulkopuolelta.

Sihteerin tehtäviä ei ole yhdistyslaissa määrätty, joten työnjaosta ja tehtävistä sovitaan hallituksessa. Yleisen järjestökäytännön mukaan sihteeri hoitaa tavallisesti ainakin alla mainitut tehtävät.

Lähteet:
Loimu, Kari: Yhdistystoiminnan käsikirja (WSOY 2000)
Loimu, Kari: Johdan yhdistyksesi menestykseen – puheenjohtajan käsikirja (WSOY 2005)

Pöytäkirjojen laatiminen

Sihteeri laatii pöytäkirjan hallituksen kokouksista. Sihteeri laatii myös pöytäkirjan otteet, kun sellaisia tarvitaan. Jos yhdistyksen säännöissä on rajattu sihteerin valinta siten, että sihteeri voidaan valita vain hallituksen jäsenistä, on silti mahdollista valita erikseen pöytäkirjasihteeri hallituksen ulkopuolelta. Joskus se on järkevää työn jakamisen kannalta.

Ilmoitukset viranomaisille ja liittoon

Sihteeri täyttää yhdistysrekisteriin tehtävät ilmoituslomakkeet, kuten perusilmoituksen, muutosilmoituksen tai purkamisilmoituksen, hankkii niihin puheenjohtajan allekirjoituksen ja toimittaa ne eteenpäin. Sihteeri lähettää vuosittain toukokuun loppuun mennessä liitolle edellisen kalenterivuoden vuosikertomuksen tilinpäätöksineen sekä vuosisuunnitelman, talousarvion ja vuosikokouksen pöytäkirjan kuluvalta vuodelta.

Vuosisuunnitelman ja vuosikertomuksen luonnostelman kokoaminen

Sihteeri laatii tavallisesti luonnoksen vuosikertomuksesta. Luonnos käsitellään ensin hallituksessa ja sen jälkeen yhdistyksen kokouksessa. Vuosisuunnitelman laatimisessa päävastuu on puheenjohtajalla. Hallitus päättää vuosisuunnitelman suurista linjoista. Vastuuhenkilöt valmistelevat ehdotuksen oman vastuualueensa vuosisuunnitelmaksi. Sihteeri kokoaa ehdotukset yhteen, usein yhdessä puheenjohtajan kanssa. Hallitus käsittelee suunnitelman ja esittää sen yhdistyksen kokoukselle.

Jäsenluettelon hoitaminen

Yhdistyslain mukaan hallitus vastaa jäsenluettelon pitämisestä. Käytännön työt hoitaa yleensä sihteeri tai erikseen valittu jäsenvastaava. Liitto ylläpitää yhdistysten jäsenrekisteriä. Sihteeri tai jäsenvastaava huolehtii uusien ja poistettujen jäsenten seurannasta ja raportoinnista liittoon. Sihteeri tai jäsenvastaava lähettää uudelle jäsenelle yhdistyksen tervetulokirjeen.

Kokousten valmistelu ja kokousten aikataulusta huolehtiminen

Sihteeri hoitaa yleensä kokousten käytännön järjestelyt: paikan varaamisen, tilojen järjestelyn ja tarjoilun. Ennen kokousta sihteeri huolehtii kokousasiakirjojen eli kokouskutsun sekä esityslistan ja sen liitteiden valmistelusta, monistuksesta ja postituksesta. Varsinaisten asioiden valmistelu on puheenjohtajan vastuulla. Sihteeri huolehtii myös kokousten aikataulujen pitävyydestä.

Arkistonhoito

Suurissa yhdistyksissä arkistonhoito kuuluu erikseen nimetylle henkilölle, pienissä yhdistyksissä sihteeri usein hoitaa myös tämän tehtävän.

Tiedottaminen

Perinteisesti sihteeri vastaa tiedottamisesta. Yhdistys voi myös nimetä erikseen tiedotusvastaavan, jonka tehtäviin kuuluu hallituksen määräämien periaatteiden mukaan hoitaa sekä yhdistyksen sisäistä että ulkoista tiedotustoimintaa.

Muut tehtävät

Sihteeri hoitaa yleensä monet juoksevat tehtävät, kuten postitukset, merkkipäivämuistamiset jne.

Logo